Att ha bra kommunikation vid samordning av projekt är a och o för att lyckas. Fungerar kommunikationen flyter ofta resten på smidigt och effektivt. Utan tydlig och öppen kommunikation kan projektet lätt hamna på fel spår och missförstånd kan leda till förseningar och misstag. Det är vanligt att göra en kommunikationsplan som beskriver hur kommunikationen ska ske under projektets gång. Vem behöver veta vad och när, både inom projektgruppen men också även till utomstående personer som berörs av projektet.

Här listar vi 5 delar som kan ingå i en kommunikationsplan:

• Mål och syfte: Varför behöver vi kommunicera detta och vad vill vi uppnå med det?
• Målgrupper: Alla inblandade i projektet, som någon gång under projektet kommer behöva kommuniceras med. Det kan exempelvis vara teamet som driver projektet, kunder, leverantörer osv. 
• Kanaler: Hur ska informationen kommuniceras? E-post, telefon, möten? 
• När: Hur ofta och när ska kommunikationen ske? 
• Ansvar och roller: Vem gör vad? Vem ska kommunicera vad? 

Sammanfattning:
Genom att skapa en kommunikationsplan och följa den noggrant kan projektledaren säkerställa att alla är informerade, engagerade och på samma sida när det gäller projektets framsteg och mål.